Regelement WintereXpeditie

1. Deelnemer / loper:Waar in het reglement wordt gesproken van “deelnemer / loper” wordt eveneens deelneemster/loopster bedoeld.

2. Aantal:Het maximum deelnemers aantal bedraagt ca. 80 deelnemers.

Tot aan het begin van de tocht is de organisatie gerechtigd van dit aantal af te wijken.

3. Deelname:

Deelname staat open voor leden van Scouting Nederland vanaf de leeftijd van 16 jaar.

4. Inschrijving:Zij die voor deelname in aanmerking willen komen, dienen zich in te schrijven.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• Aanmelding dient te geschieden via het online inschrijfformulier. Vermeld alle gevraagde gegevens. 

• Aanmelden betekent verplichting tot betaling van inschrijfgeld. Er wordt na inschrijving een mail verstuurd naar het opgegeven mailadres met de instructie tot betaling.

• Aanmelding met meerdere personen uit dezelfde groep (club/vereniging) worden in eerste instantie als individu benaderd. Pas bij de start van het evenement worden de groepen definitief ingedeeld.

• Na aanmelding worden de belangrijkste gegevens gedeeld met de deelnemer, in de loop van december zullen de laatste praktische zaken gedeeld worden via een mailing. Hou er rekening mee dat er op de socials (Facebook/Instragram) tussentijds updates gegeven worden.

Inschrijfgeld:

Elke inschrijver betaalt het totaal verschuldigde deelname bedrag ten gunste van een vlotte administratieve afhandeling.

5. Annuleringsregeling:
De volgende annuleringsregeling is van kracht:

Annuleren kan via het emailadres: WintereXpeditietexel@gmail.com

Als je je afmeldt voor 1 december krijg je het gehele deelname bedrag terug.

Bij afmelden vanaf 1 december en voor 15 december krijg je de helft van het deelnamebedrag terug. Vanaf 15 december krijg je geen geld meer terug!

6. Route-aanduiding:
Bij de start krijgt elke groep een tochtenboek met routes en opdrachten voor het gehele evenement. Er kunnen verschillende route-aanduidingen bestaan en daarom dient elke groep zelfstandig zijn route te bepalen aan de hand van de verstrekte route-aanduidingen / techniek. Door deze verschillende routetechnieken moet er gebruik gemaakt worden van diverse hulpmiddelen, te denken aan een GPS, stafkaart of een kaarthoekmeter.

Deze hulpmiddelen zijn bij de groepsinschrijving (aanmelding bij de boot op Texel) te leen van de organisatie en dienen aan het eind van dag 2 ingeleverd te worden voordat de tent opgezet wordt.

7. Posten:
Langs de route is een aantal posten aangebracht. Elke groep dient het groepsnummer bij de postcoördinator aan te bieden. Op elke post is een vuilniszak aanwezig om afval in te deponeren. Laat geen afval achter op de route.

Op de posten dient men de aanwijzingen van de postzitters ten allen tijde op te volgen.

8. WintereXpeditie-regels:

• Tijdens de WintereXpeditie is het niet toegestaan om (huis)dieren van enerlei aard mee te nemen.
• Alle verstrekte opdrachten en routes dienen zelfstandig uitgevoerd te worden.
• Het is ten strengste verboden van enigerlei vervoermiddel gebruik te maken, anders dan in opdracht van de WintereXpeditie organisatie.
• Het is niet toegestaan om vervoermiddelen voor de eigen bagage mee te nemen zoals bolderkarren enz. 
• Voor de bagage wordt een transfer van en naar de slaappost ingericht, hou er rekening mee dat deze spullen tussendoor niet beschikbaar zijn.
• Door de WintereXpeditie organisatie wordt op het overnachtingspunt een tijd vastgesteld waarna het stil dient te zijn.

9. Voeding
Wat krijg je te eten tijdens de WintereXpeditie?

• De eerste dag moet je voor je eigen lunch zorgen, Afhankelijk van de klimatologische omstandigheden onderweg is er iets warms te drinken en een warme versnapering op diverse posten. Dit is geen vervanging voor een volledige maaltijd. Rond het avonduur is de eetpost ingepland, hier wordt voorzien in een warme maaltijd. Afhankelijk van de invulling van deze post is het eten bereid of dient dit nog ter plekke te gebeuren.
• De tweede dag zorgen wij voor het eten, je krijgt de gelegenheid om te ontbijten en een lunchpakket te maken, koffie of thee Afhankelijk van de klimatologische omstandigheden onderweg is er iets warms te drinken en een warme versnapering op diverse posten. Tevens is er weer een eetpost ingericht voor de warme maaltijd. Op het eindpunt worden er nog diverse snacks uitgedeeld als afsluiting van de WintereXpeditie.
• Op dag 3 wordt voorzien in een ontbijt, daar waar nog ontbijtmateriaal over is kan worden gebruikt  voor een lunchpakket.

Omdat de WintereXpeditie voor iedereen toegankelijk is, kunnen we niet altijd met alle diëten rekening houden. Vermeld bij de aanmelding goed wat er van ons verwacht wordt zodat wij hierop uitzonderingen kunnen maken.

10. Diskwalificatie:
Elke deelnemer die op onreglementaire wijze de WintereXpeditie en/of opdrachten tracht te volbrengen of volbracht heeft, of die een andere deelnemer daarbij behulpzaam is of is geweest, of die handelt in strijd met aanwijzingen of beslissingen van de WintereXpeditie organisatie kan worden gediskwalificeerd als deelnemer of krijgt strafpunten.

11. Punten telling:

Tijdens de gehele WintereXpeditie wordt een centrale puntentelling bijgehouden.

De postzitters op de betreffende post zijn voorzien van een leidraad en koppelen de punten terug naar de organisatie voor verwerking in het puntensysteem. De uitslag zoals deze tijdens de prijsuitreiking op de 3e dag bekend wordt gemaakt is definitief. Over deze uitslag wordt niet gecorrespondeerd.

Per postonderdeel bepaalt de betreffende postzitter de maximaal beschikbare tijd / invulling van de puntentelling.

12. Prijzen/herinnering:

Deelnemers krijgen een naambandje uitgereikt. De winnende groep, bepaald volgens punt 11, krijgt een trofee/aandenken mee naar huis.